韓国企業へ商談を依頼するメール｜候補日時と議題を先に整える

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候補企業を見つけ、商品資料もそろった。あとは面談をお願いするメールを送るだけなのに、本文を書き始めたら「何を先に伝える？」「日時は何個出せばいい？」で止まってしまう。初めての依頼ほど、情報を盛るより相手が返事をしやすい形に並べたいところです。

韓国語の定型文をそのまま貼るのではなく、まず日本語で用件・議題・候補日時を決め、相手との関係や社内確認を経て翻訳します。商談後のまとめメールとは役割を分け、依頼を一通で読み取れる順番に整えましょう。

冒頭で「なぜ連絡したか」と面談の目的を伝える

最初の段落には、自社名・担当者名と、連絡した理由を書きます。「韓国企業と取引したい」だけでは相手が判断しづらいため、どの商品・事業に関心があり、何を相談したいのかを一文にします。面談の目的が仕入れ条件の確認なのか、共同企画の相談なのかも混ぜずに整理します。

JETROは海外バイヤーとのメールや商談に不慣れな事業者向けに、英文メールの資料や商談例を公開しています。韓国語の言い回しを示す資料ではありませんが、依頼の目的と相手に伝える情報を先にそろえる参考になります。(JETRO・海外ビジネスお役立ち資料)

「ご都合のよい日時を教えてください」だけでは、相手が候補を一から考えることになります。社内で確保できる候補を複数挙げ、所要時間とオンライン・対面の希望を添えましょう。候補日を出せない場合は、希望する週や時間帯を明示し、先方に選んでもらう範囲を狭めます。

送信前には、日付と曜日、開始時刻、面談方法、参加者の役職・氏名を社内カレンダーや担当者に照合します。候補日時はあくまで提案で、先方の返事が来る前に確定扱いしないこと。韓国語での日程調整を練習するときは、依頼文の語尾だけでなく、日時や条件が日本語の原案と一致しているかも見直します。

議題を長く並べると、面談で何を決めたいのかがぼやけます。たとえば、①商品・サービスの概要、②確認したい仕様や取引条件、③次の進め方のように、話したい順に短く置きます。ここでは自社が聞きたいことだけでなく、相手に説明をお願いしたい内容も区別しておくと、準備を頼みやすくなります。

商品名、型番、数量、希望する取引形態などは、相手が特定できる範囲で書きます。未確定の条件を決定事項のように書かず、「相談したい」「可能な範囲を確認したい」と、日本語原案の段階で確度を分けておきましょう。

会社案内や商品概要を添えるなら、ファイルを付けただけで済ませず、本文で資料名と面談前に見てほしい箇所を説明します。資料が多すぎると読む負担が増えるので、最初の連絡では目的に必要なものへ絞り、ファイル名に会社名・資料名・更新日を入れると取り違えを防ぎやすくなります。

価格や仕様が社内承認前なら、外部へ送ってよい資料か担当部署に確認します。メールを翻訳した後も、添付資料の説明と本文の表現が一致しているか、宛先・添付漏れ・旧版ファイルがないかを送信画面で点検します。

件名、連絡理由、議題、候補日時、添付資料、返信してほしい内容を日本語で先に確定します。その後、韓国語にした文面を、社内の韓国語担当者や翻訳者に確認してもらいます。日本語の曖昧な表現を機械翻訳だけで整えると、依頼の強さや条件が変わることがあるため、送信前に原文と対照してください。

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韓国ビジネス通信室編集担当

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