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休暇や出張中、韓国の取引先へ、いつ返事できるか知らせておきたい。Gmailの不在通知を設定したら、相手がメールを送るたび、同じ文が何通も届くのかな？
不在通知は、留守中であることなどを自動返信する機能です。通常は、メールを送ってきた相手へ一度だけ。ただし、四日後以降の再受信や、文面を変更した後の再受信では、また通知されることがあります。 これはGmailの機能の話で、相手がどの国の企業かで決まるものではありません。
通知が届く仕組みと、こちらが約束する返信予定。二つを合わせて、留守中の一通を準備しよう。
四日たったら、自動で全員へ送り直すわけではない
Googleのパソコン向け公式ヘルプは、最初の自動返信から四日後以降、同じ人から再びメールを受け取った場合に、複数回の返信があり得ると説明しています。
相手からもう一度届く、という条件が付くんですね。四日ごとに、連絡した人全員へ自動送信する機能だと思わないようにしよう。
文面を編集した場合も、最初の通知を受け取った相手が、その後またメールを送ると、更新した文が届きます。直した瞬間に以前の相手全員へ訂正が届く、という説明ではありません。
予定が変わり、特定の取引先へ確実に知らせる必要があるなら、不在通知の更新だけで済んだつもりにならず、その相手への連絡も考えたいところです。
期間と返信予定は、同じ日付かを見直そう
設定は、パソコンのGmailで「設定」から「すべての設定を表示」、次に「全般」の「不在通知」へ進みます。不在通知をオンにし、期間・件名・メッセージを入力して、変更を保存します。
公式案内では、開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までが送信期間です。早く戻ったら、受信トレイ上部の案内にある「今すぐ終了」から止められます。
あ、終了日は丸一日含まれるんだ。ここが分かると、戻る日の設定も選びやすいですね。
本文の下書きでは、「いつまで不在か」と「いつから返信する予定か」を分けて書いてみよう。戻った日に必ず全件へ返せるのかまで、自分の予定に合わせて言葉を選びます。
また、連絡先だけに通知するチェックを使う場合、知らせたい取引先がその対象に入るかも見直してください。迷惑メールや、登録しているメーリングリスト宛てのメール（特定の宛先へ送り、複数の登録者へ届ける仕組み）には通知されないという条件もあります。
韓国語の文面は、送る前の下書きで整えよう
不在通知の設定ができても、返信予定が伝わる韓国語の文が自動で出来上がるわけではありません。会社名や担当者名、代わりの連絡先を載せるなら、社内で案内してよい内容を確かめてから文章へ入れます。
メールの組み立ても学ぶなら、『シゴトの韓国語1 ベーシック』があります。三修社の公開目次では、第10章がビジネスメールです。
ISBNは9784384061666。ISBNは本の版などを識別する番号です。出版社は、韓国語能力試験のTOPIK3〜4級などの語彙・文法力を前提にしています。ハングルを初めて読むための入門本とは分けて選んでください。本の不在通知例文を実読した紹介ではなく、公開目次からの案内です。
設定の期間と、文章の返信予定を最後にもう一度。留守中にも、相手が次の連絡を考えられる一通へ整えておこう。
